Comment gérer son entreprise au quotidien ?
1. Je gère ma comptabilité
J’établis mon bilan
Faire le bilan de votre activité est une démarche obligatoire à réaliser chaque année à la clôture de votre exercice. Le bilan vous permet d’avoir une vue claire et objective de votre entreprise et de sa santé financière. Il se présente sous forme de tableau avec :
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d’un côté l’actif de l’entreprise, tout ce qu’elle possède, immobilisations, stocks, créances, disponibilités ;
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de l’autre le passif de l’entreprise, la liste des rubriques qui expliquent d’où proviennent les ressources de l’entreprise, capitaux propres, provisions pour risques ou charges, dettes financières (emprunts, fournisseurs, social et fiscal…).
L’actif est toujours égal au passif, car les deux parties se répondent automatiquement.
Le bilan de votre entreprise vous sera demandé :
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par vos partenaires financiers pour s’assurer de votre solvabilité ;
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par certains de vos partenaires commerciaux (fournisseurs, clients) ;
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mais aussi en cas de contrôle fiscal pour vérifier la véracité de votre comptabilité.
Un document indispensable, à établir avec le plus grand sérieux.
Bon à savoir
Vous pouvez réaliser votre bilan vous-même, sur Excel ou avec un logiciel de comptabilité. Mais attention aux erreurs ! La comptabilité est un métier, n’hésitez pas à confier cet exercice délicat à un expert-comptable.
Je gère la facturation
À chaque prestation ou vente effectuées, l’entreprise a l’obligation d’établir une facture. Chaque facture doit comporter les mentions suivantes :
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l’identité du professionnel et du client ;
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le numéro de TVA du professionnel et du client pour les opérations à l’étranger ;
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la date d’émission et le numéro de la facture ;
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la date de la vente ou de la prestation de services ;
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la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ;
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les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services ;
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le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents) ;
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le montant total de la TVA ;
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le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
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la mention « TVA non applicable selon l’article 293B du code général des impôts » si vous êtes micro-entrepreneur ;
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les conditions de règlement ;
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les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
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le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement ;
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le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement ;
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l’adresse de facturation des parties, lorsqu’elle est différente de leur adresse ;
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le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi par l’acheteur.
La facturation est un poste important pour l’entreprise. Vous pouvez utiliser un logiciel spécifique pour vous aider, ou la confier à un expert-comptable.
Bon à savoir
Facturer, c’est aussi relancer en cas de retard ou d’impayés. Soyez vigilants sur les conditions de facturation de chacun de vos clients, et suivez régulièrement vos encaissements avec des solutions de gestion de compte adaptées.
Je gère la paie de mes salariés
Si vous employez des salariés, la gestion de paie fera partie de votre quotidien. Elle recouvre plusieurs domaines :
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la création des bulletins de salaires ;
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les déclarations sociales ;
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le suivi des évolutions juridiques.
Pour vous aider dans vos démarches, vous pouvez utiliser un logiciel de paie pour :
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automatiser les processus administratifs ;
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synthétiser l’ensemble des données sociales ;
-
créer une base de données ;
-
généraliser la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Parmi les logiciels existants, vous trouverez PayFit, Cegid, Fiche-Paie.Net, Ciel Paye, Sage One… Comparez les offres et les possibilités de chacun pour faire le bon choix.
Bon à savoir
Votre entreprise emploie plusieurs salariés ? Vous pouvez aussi externaliser la gestion de la paie. Un bon investissement, car le temps gagné, c’est aussi de l’argent économisé.
2. Je gère l'administratif
Je déclare chaque formalité
Pour réaliser vos démarches administratives, vous pouvez vous connecter au site Infogreffe. Ce service public offre aux 135 Tribunaux de commerce du pays une large diffusion de l’information légale des entreprises, quelles que soit leur taille. Il vous permettra de réaliser de nombreuses formalités en ligne :
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demander un extrait Kbis ;
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commander un état d’endettement ;
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immatriculer ou radier une société ;
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déclarer et modifier les actes et statuts ;
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déposer les comptes annuels de l’entreprise ;
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consulter l’historique des modifications ;
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entreprendre une procédure collective (sauvegarde ou redressement judiciaire) ;
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suivre des contentieux…
Et il vous délivrera également de nombreuses informations pour bien gérer votre activité au quotidien. Il constitue, avec le site guichet-entreprises pour la création d’entreprise, une adresse de référence pour faciliter vos démarches administratives.
Je conserve mes documents
Autre aspect d’une bonne gestion administrative, le traitement et le classement de vos documents d’entreprise. Contrats, factures, livre comptable, statuts… Chaque document doit être gardé en respectant une durée légale :
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pendant 3 ans : les déclarations en douane, convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration ;
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pendant 5 ans : les contrats commerciaux, les documents bancaires et établis pour le transport de marchandise, les statuts de la société une fois radiée des registres du commerce et des sociétés ;
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pendant 6 ans : tous les documents fiscaux, livres, registres ou pièces concernant les impôts sur le revenu et les sociétés, la CFE, la CVAE et la TVA ;
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pendant 10 ans : les factures clients et fournisseurs, contrats électroniques et correspondance commerciale (bons de commande, de livraison…), livres et registres comptables, documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexes…) ;
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pendant 30 ans : les contrats d’acquisition, de cession de biens immobiliers ou fonciers.
Pensez également à stocker ces documents de manière dématérialisée, deux précautions valent mieux qu’une.
3. Je gère ma fiscalité
Je règle la contribution économique territoriale
Les entreprises doivent également régler la contribution économique territoriale (CET). La CET est un impôt local, composé de 3 taxes particulières :
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la cotisation financière des entreprises (CFE), à déclarer la première année de création de votre activité avec la déclaration n°1447C au plus tard le 31 décembre ;
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la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), réservée aux entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 152 500€, à déclarer chaque année avec la déclaration n°1330 au plus tard le 2ème jour ouvré qui suit le 1er mai.
Zoom sur la CFE
La CFE fait l’objet d’une déclaration initiale. Par la suite, plus de formalités à accomplir, à condition de ne pas modifier vos conditions d’exercice. La première année, vous bénéficierez même d’une réduction de la base d’imposition.
Je déclare la TVA
La taxe sur la valeur ajoutée, bien connue sous le nom de TVA, s’applique à votre activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale. Ces applications varient selon votre régime fiscal :
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si vous êtes au régime réel normal d’imposition, vous devez déclarer en ligne chaque mois les opérations taxables du mois précédent avec le formulaire CA3 ;
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si vous êtes au régime simplifié, vous devez transmettre la déclaration CA12 au plus tard le 2ème jour ouvré qui suit le 1er mai, qui reprend toutes les opérations taxables de votre première année d’activité, et payer des acomptes en juillet et décembre ;
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si vous êtes au régime simplifié agricole, vous devez transmettre la déclaration CA12 au plus tard le 2ème jour ouvré qui suit le 1er mai, qui reprend toutes les opérations taxables de votre première année d’activité, et payer des acomptes chaque trimestre.
Micro-entreprise et TVA
Vous êtes micro-entrepreneur ? Si vous respectez certains seuils :
- 82 800€ pour les activités de ventes de marchandises et de fourniture de logement ;
- 33 200€ pour les activités de prestation de services.
Vous n’êtes pas soumis à la TVA et vous devez reporter sur vos factures la mention « TVA non applicable selon l’article 293B du code général des impôts ».
Je déclare mes bénéfices
Dès la première année de création de votre activité, vous devez réaliser de nombreuses déclarations. Parmi ces déclarations obligatoires, celle de vos revenus professionnels :
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bénéfices industriels et commerciaux (BIC) si votre activité est commerciale, artisanale ou industrielle ;
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bénéfices non commerciaux (BNC) en cas d’activité libérale ou de droits d’auteur ;
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bénéfices agricoles (BA) si vous êtes exploitant agricole.
Selon vos revenus et votre régime fiscal, les déclarations seront différentes.
Pour les professionnels relevant du BIC :
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exerçant en individuel au régime de la micro-entreprise : déclaration n°2042C-PRO à effectuer selon les dates de l’impôt sur le revenu ;
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exerçant en individuel au régime réel : déclaration professionnelle de résultats à demander et transmettre en ligne avec les documents annexes au plus tard le 2ème jour ouvré qui suit le 1er mai ;
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exerçant en société : déclaration professionnelle de résultats à demander et transmettre en ligne avec les documents annexes dans les 3 mois de la clôture de l’exercice ou au plus tard le 2èmejour ouvré qui suit le 1er mai.
Pour les professionnels relevant du BNC :
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exerçant au régime déclaratif spécial BNC : déclaration n°2042C-PRO à effectuer selon les dates de l’impôt sur le revenu ;
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exerçant au régime de la déclaration contrôlée : déclaration professionnelle de résultats à demander et transmettre en ligne avec les documents annexes au plus tard le 2ème jour ouvré qui suit le 1er mai.
Pour les professionnels relevant du BA :
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exerçant au régime du forfait : déclaration à déposer le 1er avril au plus tard ;
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exerçant au régime réel simplifié ou normal : déclaration professionnelle de résultats à demander et transmettre en ligne avec les documents annexes au plus tard le 2ème jour ouvré qui suit le 1er mai.
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