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Comment encaisser les recettes des ventes de ses produits ?

Comment encaisser les recettes des ventes de ses produits ?
1. Je reçois des règlements en espèces
2. J'encaisse des paiements par chèque
3. Je propose le paiement par carte bancaire
4. Je me fais payer par virement
5. Je mets en place le prélèvement SEPA
6. J'encaisse par lettre de change
Définir un autre besoin

1. Je reçois des règlements en espèces

Je réponds à mon obligation légale en point de vente physique

Le paiement en espèces est le seul qui ne peut être refusé dans une boutique. C’est la règle du cours légal :

  1. l’obligation d’accepter comme mode de paiement les billets et pièces de la monnaie reconnue par l’Etat, donc l’euro ;

  2. avec pour limite l’interdiction d’encaisser plus de 1000 euros en espèces.

Vous avez le droit d’accepter les espèces comme seul mode de paiement (sauf si vous êtes adhérent d'un Centre de Gestion Agréé). Mais cela présente 2 risques :

  1. perdre des occasions de vente : des visiteurs sans liquide iront-ils en retirer pour revenir ensuite dans votre boutique ?

  2. perdre la totalité de votre recette en cas de vol. Il est donc beaucoup plus sage de proposer, en plus des espèces, un 2ème moyen de paiement à vos clients.

Bon à savoir

Le refus injustifié d’accepter les espèces peut vous valoir jusqu’à 150 euros d’amende.

N’acceptez pas d’espèces au-delà de 1000 euros… à moins de vouloir partager avec votre acheteur une amende dont le montant peut aller jusqu’à 5% des sommes payées !

Je peux refuser le paiement en espèces dans certains cas

Dans certains cas bien précis, vous pouvez refuser les espèces de votre client…

  1. si son paiement est composé de plus de 50 pièces : rien ne vous oblige à le débarrasser de sa monnaie accumulée !

  2. s’il veut payer avec des devises étrangères : vous pouvez les accepter mais vous n’y êtes pas obligé.

  3. si les espèces sont en mauvais état : un billet abimé sera difficile voire impossible à remettre en circulation.

  4. si votre client ne peut pas faire l’appoint et que vous n’avez pas assez de monnaie.

  5. si les espèces sont manifestement fausses :
    - contrefaçon évidente du motif, de la couleur, du papier…
    - absence de signes de sécurité

En cas de simple doute, vous ne pouvez pas les refuser mais vous pouvez demander au client de vous indiquer son identité.

Bon à savoir

Vous avez accepté des billets qui se révèlent par la suite être faux ?

  • Ne les remettez pas en circulation.
  • Remettez-les aux autorités monétaires (Banque de France, guichet bancaire) :
    - vous ne pourrez pas les échanger ni être remboursé.
    - mais vous pourrez obtenir un reçu pour déduire les sommes en cause de vos charges.

2. J'encaisse des paiements par chèque

J'adopte une solution optionnelle

  1. Vous n’êtes jamais obligé de choisir l’encaissement par chèque.

  2. Si vous êtes adhérent d’un CGA (Centre de Gestion Agréé), vous devez proposer une de ces deux solutions : chèque ou carte bancaire (et vous êtes libre de proposer les deux).

Vous retiendrez ou écarterez le chèque en fonction :

  1. de l’expérience positive ou négative que vous en avez,

  2. de la connaissance de votre clientèle et de ses habitudes,

  3. de vos préférences de gestion.

  4. Vous devez informer clairement votre clientèle des moyens de paiement refusés/acceptés (affichette près de votre caisse).

J’effectue les vérifications nécessaires

Vous devez demander à votre client de vous présenter une carte d’identité, un passeport ou un permis de conduire :

  1. pour vérifier que le nom, le prénom et la signature sont bien les mêmes que sur le chèque.

  2. pour recopier le numéro de la pièce d'identité, sa date et son lieu d'émission (cela facilitera vos démarches en cas de problème).

Vous avez le droit de refuser un chèque si votre client ne présente pas la ou les pièces d’identité exigées.

Je sécurise encore plus mes encaissements

Au-delà d’un certain montant, vous pouvez exiger de votre client :

  1. la présentation de 2 pièces d’identité, à condition d’afficher clairement cette condition.

  2. un chèque de banque. Mais cette solution n’empêche pas de rester prudent :

    1. évitez-la pendant les heures/jours de fermeture de la banque émettrice.

    2. appelez la banque pour vérifier qu’elle a bien émis ce chèque de banque (appelez uniquement le numéro que vous aurez recherché vous-même).

Pour une vérification systématique et en temps réel de la régularité des chèques, vous pouvez vous abonner au service de consultation à distance du FNCI (Fichier national des Chèques Irréguliers).

Quels frais en cas de chèque impayé ?

  • si vous êtes « bénéficiaire » d’un chèque impayé pour manque de provision, votre banque ne vous facturera aucuns frais à ce titre.

3. Je propose le paiement par carte bancaire

Je fais le choix d’une solution aux nombreux avantages

Légalement, la carte bancaire n’a rien d’obligatoire comme mode d’encaissement. Elle ne l’est que si, étant adhérent d’un CGA, vous n’acceptez pas les chèques. Mais la carte bancaire est aujourd’hui incontournable :

  1. la grande majorité des consommateurs apprécie son côté pratique, souple et rapide,

  2. ne pas la proposer peut détourner une partie de vos clients vers des concurrents équipés,

  3. contrairement au chèque, elle ne vous oblige pas à des vérifications préalables.

  4. si vous avez une activité de commerce en ligne, c’est le mode d’encaissement à privilégier (le paiement par chèque est moins sécurisé et ralentit le processus de vente/livraison).

Vous avez l’obligation d’informer clairement votre clientèle :

  1. si vous n’acceptez pas la carte bancaire,

  2. si vous exigez un seuil minimum d’achat.

L’intérêt du sans contact, avec carte… ou sans !

En proposant cette solution, vous accélérez vos encaissements et faites gagner du temps à vos clients. Le sans-contact est utilisable :

  • pour un montant de 30 euros maximum par opération pour les cartes émises à compter du 1er octobre 2017.
  • 20 euros pour celles en circulation avant cette date.
  • également avec les applications Apple Pay, Samsung Pay, sur mobile (à rapprocher du TPE tout comme une carte).

Je choisis l’équipement adapté

En lieu de vente physique : le TPE (Terminal Electronique de Paiement). C’est le matériel indispensable pour encaisser les paiements par carte bancaire de vos clients. A vous de choisir le TPE le mieux adapté à votre activité et aux occasions de contact avec vos clients :

  1. le TPE fixe est connecté en permanence à une prise électrique. Il n’est donc utilisé que pour les paiements « à la caisse ».

  2. le TPE portable est couplé à un socle dont il peut être séparé pour encaisser en divers endroits du commerce (solution adoptée dans de nombreux restaurants).

  3. Le TPE mobile fonctionne sans autre support (ni prise, ni socle). Il est recommandé pour toutes les activités « nomades » (vente sur des salons, marché, taxi…)

Pour le commerce en ligne : pas de matériel supplémentaire Votre client n’est pas présent sur le lieu de vente. Le paiement par carte s’effectue à distance :

  1. par écrans interposés (ordinateur, smartphone ou tablette).

  2. via un logiciel de paiement sécurisé intégré à votre site.

Bon à savoir

Pour fidéliser vos clients, vous pouvez leur proposer des règlements par carte échelonnés : en 3 x ou 4 x. Contactez votre Conseiller BRED pour mettre en place cette facilité de paiement.

Je sollicite mon conseiller BRED

Vous souhaitez proposer le paiement par carte bancaire ? Vous voulez adapter votre équipement à l’évolution de vos activités ? Vous hésitez face à ce qui vous semble complexe techniquement ? Rencontrez votre Conseiller BRED. Il saura vous écouter et vous présenter clairement des solutions adaptées à toutes vos attentes :

Encaisser par carte bancaire sur votre point de vente ;

encaisser par carte bancaire à distance via votre site.

4. Je me fais payer par virement

Ce mode de paiement est peu adapté à la vente en boutique et aux particuliers. Il est principalement utilisé :

  1. pour des règlements à distance ;

  2. pour des ventes à des entreprises ou à des collectivités locales ;

  3. pour des opérations de commerce extérieur.

Pour recevoir un règlement par virement, il vous suffit d’adresser à votre client votre Relevé d'Identité Bancaire professionnel avec vos codes BIC/IBAN.
Vos clients à l’étranger vous adresseront des virements libellés :

  1. en euros, s’ils sont installés dans la zone euro. Cette solution est plus économique qu'un chèque tiré sur une banque étrangère ;

  2. en devises, hors zone euro. Les fonds seront déposés sur votre compte en devises si vous en disposez d’un dans la devise du virement reçu. Si ce n’est pas le cas, la banque opère le change et vous crédite de la contrevaleur en euros. Cette conversion est soumise à une commission de change.

5. Je mets en place le prélèvement SEPA

Cette solution d’encaissement convient aux fournisseurs de prestations périodiques : énergie, eau, connexion Internet, abonnement à des magazines, assurances… Elle peut être adaptée à votre activité, notamment si vos clients achètent vos services/produits de façon récurrente. Des formules de ce type se sont développées récemment pour commercialiser :

  1. des bouteilles de vins ;

  2. des paniers de fruits et légumes ;

  3. des fleurs ;

  4. du chocolat…

Mais attention ! L’abonnement peut être ressenti comme emprisonnant. Si vous envisagez cette solution, nous vous recommandons :

  1. de réaliser une étude préalable des attentes de vos clients et prospects ;

  2. de bien préciser que :
    - l’abonnement est sans engagement de durée,
    - et donc le prélèvement peut être arrêté à tout moment ;

  3. de proposer un mode de paiement alternatif (chèque, virement, carte bancaire).

Bon à savoir

Mettre en place des prélèvements SEPA implique le respect de plusieurs étapes et formalités :

  • L’obtention d’un identifiant créancier SEPA pour votre entreprise ; il est délivré par la Banque de France ;
  • la signature par votre client d’un mandat de prélèvement SEPA ;
  • la création d’une Référence Unique de Mandat (« RUM ») pour chacun de vos clients.

… N’hésitez pas à solliciter l’aide de votre Conseiller BRED.

6. J'encaisse par lettre de change

La lettre de change est principalement utilisée pour des règlements entre professionnels et à l’international. C’est un document écrit :

  1. que vous adressez pour acceptation à votre client ;

  2. par lequel vous lui demandez le paiement de son achat à une date ultérieure convenue.

Ses avantages :

  1. elle est émise à votre initiative ;

  2. elle fixe précisément la date de paiement ;

  3. elle vous permet d’être payé immédiatement si vous escomptez cette créance auprès de la Banque.

Ses inconvénients :

  1. votre trésorerie doit pouvoir supporter le délai d’encaissement indiqué sur la lettre de change ;

  2. la lettre de change ne supprime pas les risques d’impayés, de perte et de vol ;

  3. elle est soumise à l’acceptation de l’acheteur et son recouvrement peut être long (transmission postale, intervention de plusieurs établissements financiers).

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