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Comment gérer les flux de trésorerie de son association ?

Comment gérer les flux de trésorerie de son association ?
1. J’ouvre un compte bancaire pour mon association
2. Je gère la trésorerie de l’association au quotidien
3. J’anticipe les éventuelles difficultés de trésorerie
Définir un autre besoin

1. J’ouvre un compte bancaire pour mon association

Je fais le point sur le fonctionnement

C’est sur le compte de l’association que vous pourrez déposer les recettes issues de votre activité, sous toutes leurs formes :

  1. dépôts d’espèces ;

  2. remise de chèques ;

  3. virements des adhésions, cotisations, subventions.

Vous disposerez également de moyens de paiement, parmi lesquels le chéquier. Le chéquier est l’outil le plus utilisé par les associations pour :

  1. le remboursement des frais des bénévoles ;

  2. le paiement des achats courants.

La carte bancaire au nom de l’association permet aussi d’effectuer des paiements, avec possibilité de délégation au trésorier ou autre membre important désigné par les statuts.

Pour ouvrir un compte association

Pensez à vous munir des documents suivants :

  • statuts de l’association ;
  • récépissé de déclaration en préfecture ;
  • extrait de la publication au Journal Officiel ;
  • liste des responsables de l’association ;
  • procès-verbal de l’assemblée générale de constitution ;
  • copies des pièces d’identité des personnes utilisant le compte ;
  • extrait des délibérations du Conseil d'Administration ou du Bureau ayant décidé l'ouverture de compte et désigné la ou les personnes habilitée(s) à cet effet ainsi que les personnes habilitées à effectuer les opérations de fonctionnement.

Je suis mon compte association au quotidien

Pour assurer un suivi régulier et peu contraignant, vous disposez d’outils de gestion à distance. Pratiques pour consulter votre compte et réaliser de nombreuses opérations :

  1. via Internet, sur le site de votre banque, dans votre espace pro sécurisé, vous commandez des chéquiers, effectuez des virements et de nombreuses autres opérations ;

  2. via l’appli mobile BRED, vous accédez aux mêmes opérations que sur le site, directement sur votre mobile ;

  3. par téléphone, comme BRED Direct Pro, vous profitez d’une solution idéale si vous souhaitez garder un contact humain dans la gestion à distance de votre compte ;

Vous avez accès aux mêmes moyens que les professionnels, adaptés aux besoins spécifiques des associations.

Je mets en place une délégation de pouvoir

D’un point de vue légal, le titulaire du compte est l’association en tant que personne morale. Cela veut dire que ce sont ses mandataires, désignés dans les statuts pour gérer le compte de l’association, à savoir :

  1. le président ;

  2. et/ou le trésorier.

Bon à savoir

En cas de retrait de la délégation de pouvoir, il est important de prévenir immédiatement votre banque pour éviter toute action, qui serait sinon reconnue comme régulière.

La mise en place d’une délégation permet alors de désigner un autre mandataire pour agir sur le compte. Membre de l’association, il peut être :

  1. un salarié ;

  2. un bénévole.

Pour encadrer le champ d’action de cet intervenant, il est plus prudent de définir :

  1. les opérations concernées par la procuration ;

  2. la limite des montants pouvant être réglés ;

  3. la durée de validité de la délégation.

2. Je gère la trésorerie de l’association au quotidien

Je prépare un plan de trésorerie prévisionnel

Le plan de trésorerie prévisionnel permet d’anticiper les flux de trésorerie sur les mois à venir. Idéalement conçu sur un an, il se présente sous forme de tableau en 2 colonnes :

  1. d’un côté les encaissements ;

  2. de l’autre les prélèvements.

Bon à savoir

Les montants indiqués doivent figurer en TTC, à la date d’échéance et non de facturation. Même chose pour la perception des subventions. Restez vigilants sur les délais de paiement pour éviter les mauvaises surprises.

Même si une association de type loi 1901 perçoit globalement des rentrées d’argent limitées, il est quand même important de les reporter sur ce tableau :

  1. adhésions et cotisations des membres ;

  2. subventions des collectivités locales ou autres ;

  3. donations ;

  4. produits des ventes en cas d’activité économique.

Idem pour les prélèvements :

  1. loyers, abonnements divers (eau, électricité, gaz…) ;

  2. paiement des salaires ;

  3. règlement des prestataires ;

  4. remboursement des emprunts ;

  5. achat de fournitures ;

  6. organisation d’évènements.

En confrontant les encaissements et les prélèvements, vous voyez immédiatement si votre compte est créditeur ou débiteur, et vous pouvez anticiper.

Je suis et j’adapte mon prévisionnel

Une fois votre plan de trésorerie effectué, vous pourrez y reporter régulièrement les montants réels des flux de trésorerie de votre association. Et si vous remarquez que vos objectifs ne sont pas atteints, vous ajusterez vos prévisions :

  1. en cas de dépenses inférieures, vous pourrez sécuriser votre trésorerie ou en profiter pour réaliser des projets ;

  2. en cas de dépenses supérieures, vous pourrez trouver des solutions de financement pour vos besoins de trésorerie ou vos investissements.

Bien tenu, votre plan de trésorerie vous permet de prendre les bonnes décisions au bon moment, avant que vos comptes ne soient dans le négatif.

J’utilise des outils de gestion adaptés

Votre association connaît des flux financiers importants ? La réalisation d’un plan prévisionnel simple ne suffira pas, il est nécessaire de vous équiper. Il existe des outils informatiques pour gérer votre trésorerie :

  1. Excel, le plus connu et utilisé, qui peut toutefois s’avérer complexe et chronophage si vous n’êtes pas expert ;

  2. les logiciels de gestion de trésorerie, dédiés aux associations, qui permettent d’éviter les saisies en automatisant le suivi.

Parmi ces nombreuses solutions, le logiciel de gestion des cotisations e-cotiz vous permet de proposer l’inscription et le paiement en ligne à vos adhérents. Une solution qui simplifie considérablement votre gestion de budget.

e-cotiz, c’est quoi ?

e-cotiz, c’est une offre clef en main proposée aux associations clientes de la BRED, pour faciliter l’encaissement en ligne des cotisations. L’essai est gratuit, renseignez-vous.

3. J’anticipe les éventuelles difficultés de trésorerie

J’optimise mes flux de trésorerie

Pour améliorer votre trésorerie, vous pouvez identifier les postes sur lesquels d’éventuelles économies sont possibles. Cette analyse objective de vos postes de dépenses vous permettra d’alléger les charges trop importantes :

  1. en réduisant le gaspillage ;

  2. en passant au zéro papier ;

  3. en vérifiant que vos membres sont à jour de leurs cotisations ;

  4. en relançant les organismes de subventions.

Seules l’expérience et la pratique vous permettront de faire les bons choix.

Bon à savoir

Pour éviter les retards de paiement des cotisations, pensez à la solution e-cotiz. Elle vous permet de les collecter en ligne, tout au long de l’année.

Je trouve de nouveaux financements

Si malgré tout votre trésorerie a besoin d’un coup de pouce, vous pouvez faire le point sur les raisons des déficits et y apporter des réponses adaptées :

  1. l’augmentation des cotisations, à envisager progressivement et sur le long terme pour résoudre un déficit structurel, sans brusquer vos adhérents ;

  2. le recours aux financements bancaires, à réserver pour vos projets, l’achat de nouveaux matériels, qui permettra de lisser les dépenses dans le temps et préserver votre trésorerie ;

  3. les relais sur subventions, pour attendre sereinement le virement d’une subvention sur le compte de l’association ;

  4. les facilités de caisse, votre filet de sécurité pour faire face en cas de découvert ponctuel.

À chaque besoin défini répond une solution de financement.

Bon à savoir

Chaque facilité de caisse est unique, elle est fixée en fonction de vos besoins, votre activité et votre solvabilité. Parlez-en à votre conseiller BRED.

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